Tips Merencanakan Event Agar Berjalan Sukses

Apa Itu Foto Produk? Berikut Penjelasan Lengkap Beserta Tipsnya

March 24, 2023

Apabila kamu akan mengadakan sebuah event, tentunya kamu akan berharap event tersebut berjalan dengan lancer dan sukses. Kesuksesan event membutuhkan perencanaan yang matang dan tepat mulai dari tema hingga anggaran perlu diperhatikan secara rinci. Berikut tips merencanakannya!

1. Membuat Tema dan Konsep Yang Jelas

Hal utama dalam melancarkan event adalah membuat teman dan konsep. Tema acara adalah faktor utama yang mengawali tahapan perencanaan selanjutnya. Konsep yang baik akan mampu memberikan hal-hal baru yang menarik bagi pengunjung.

Dalam menyusun konsep yang baik, kamu perlu diskusi atau brainstorming pada tim mu untuk menentukan faktor-faktor penentu tema seperti event apa yang digelar, dimana tempat diselenggarakan, hingga ditujukan pada kalangan usia dan jenis kelamin apa event yang kamu buat.

2. Merencanakan Anggaran

Hal terpenting selanjutnya adalah rencana anggaran yang akan mementukan event tersebut akan berhasil atau tidak. Menggelar sebuah event tentunya membutuhkan biaya yang tidak sedikit, untuk itu anggaran perlu dibuat untuk menentukan kelayakan event seperti sewa tempat, sound system, konsumsi, media iklan, id card crew, dan lain halnya. Buatlah daftar checklist untuk mempermudah kamu dalam merencanakan kebutuhan event beserta harga.

3. Buat Timeline yang matang

Pembuatan timeline perlu diperhatikan dengan baik dan matang agar mempermudah kamu mengetahui progress pelaksanaan dan sebagai alat monitor untuk memastikan segala sesuatu untuk menunjang event mu dikerjakan dengan baik. Timeline sering diperlukan untuk penanggung jawab event, koordinator lapangan, dan event manager untuk memberi arahan pada setiap anggota tim untuk setiap pekerjaan.

Pembuatan timeline bisa berbentuk table yang diisi dengan jenis pekerjaan juga tanggal deadline dimana pekerjaan tersebut harus terselesaikan.

4. Buat Rundown Acara yang Terencana

Jadwal rangkaian event saat hari H perlu dipersiapkah jauh hari agar segala sesuatu dalam rundown dapat dipersiapkan juga dengan baik. Tidak sedikit juga orang yang tertarik pada sebuah event setelah melihat rundown yang disampaikan.

Dalam pembuatan rundown diperlukan informasi seperti tanggal, tempat, waktu, dan rangkaian kegiatan. Melalui rundown juga, calon pengunjung nantinya dapat mengatur jadwal mereka dalam mengikuti rangkaian event kamu.

5. Tentukan Target Yang Akan Dicapai

Setiap event tentunya harus menentukan target capaian dari event tersebut. Tanpa target dan tujuan yang jelas, event tidak akan memiliki penilaian dan makna yang baik. Berikan target pengunjung selama event berlangsung atau target omzet selama event sebagai bentuk acuan apabila event akan dilakukan secara berkala.

6. Buat Rencana Alternatif

Setiap orang tentunya akan berharap event akan berjalan semestinya. Namun ada kalanya sebuah rencana yang telah disusun sedemikian rupa tidak berjalan dengan baik. Sebelum hal ini terjadi, kamu perlu antisipasi dengan membuat rencana alternatif. Beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti kesiapan para panitia dalam acara seperti jika pengisi acara sakit pada hari H, kamu perlu antisipasi dengan menyiapkan pengisi acara.

7. Tentukan Pengisi Acara

Pengisi acara sangat bergantung pada tema dan konsep yang sudah kamu siapkan. Jika event yang kamu buat adalah event Kesehatan, kamu perlu mencari pengisi acara seorang dokter atau tenaga Kesehatan yang terampil di bidangnya. Sedangkan jika kamu membuat event konser musik, tentunya kamu tidak akan mengundang dokter bukan? Kamu akan memilih band atau penyanyi yang akan relevan dengan tema event mu.

8. Selesaikan Masalah Perizinan

Mengantongi izin dari pihak yang berwenang merupakan bentuk legalitas bahwa event yang kamu selenggarakan sesuai koridor hukum dan juga sebagai bentuk antisipasi hal yang tidak diinginkan. Memiliki izin juga dapat memberikan rasa aman pada pengunjung yang hadir karena mendapatkan perlindungan dari apparat hukum.

Persyaratan yang diperlukan perizinan biasanya mengajukan surat permohonan yang berisi bentuk, waktu, tempat kegiatan, pengisi acara, hingga jumlah peserta. Proposal event dan KTP penanggung jawab event juga dapat dilampirkan bersamaan dengan surat permohonan yang diajukan kepada pihak kepolisian.

9. Buatlah Kerja Sama Dengan Media Promosi Terpercaya

Pemilihan media promosi yang baik akan membantu kamu dalam mencapai target event. Sebagus apapun event yang kamu gelar, apabila tidak disebarluaskan, maka tidak akan berdampak apa-apa. Berbagai media promosi analog seperti brosur, banner, flyer, atau dengan promosi digital seperti video teaser event akan membantu pemasaran event kamu. Mediatama dapat membantu kamu memenuhi kebutuhan media promosi yang sesuai dengan tema konsep yang kamu butuhkan loh.

10. Evaluasi Setelah Event

Hal yang tidak boleh dilewatkan dalam event adalah evaluasi setelah event. Evaluasi dapat membantu kamu sebagai bahan masukan dan pertimbangan agar event yang akan kamu gelar berikutnya dapat lebih baik lagi. Catat kelemahan-kelemahan yang terjadi selama event berlangsung.